こんにちは！ジョニわんブログのじょにーです。

この頃、仕事が忙しくアウトプットの連続なのですが、
今の仕事も気づけば、ずいぶん続けてきたので

その報告に最適な情報を、最短距離で集めるクセがついてます。
同じことを続けているとルーティーン化してきますね。

上司に報告すると、いつも追加の仕事を与えられてしまう。

報告の情報収集に時間がかかりすぎてしまう。

今日はこんな悩みにお届けします。

結局のところ、よいアウトプットをするには、報告のフレームが重要です。
そのフレームに沿った情報を集めるだけなのですが、

それが意外にできてない人が多い。

情報を集めているうちに、集めること自体が目的となってしまい
報告する時には、集まった情報をただ羅列するばかりになってしまいがち。

しっかりと必要な行動を取れるようにしていきましょう。

Garbage in, garbage out(ガーベジ・イン・ガーベジ・アウト)になっていないか

Garbage in, garbage outという言葉をご存知ですか？

これはもともとコンピュータサイエンスや情報技術分野で使われていた概念のことです。

”Garbage”とはゴミ。
ゴミのようなデータを入力すると、ゴミのような結果が算出されるという意味です。

研究意図に合わないデータから十分な分析ができないのは、
想像にたやすい例ですが、これはコンピュータ界に限らず、

私たちの普段の仕事でも同様です。

上司が質問する。
　↓
少し外れた回答をする。
　↓
上司が言い方を変えて少し違う部分を確認する。
　↓
その部分の情報がないので、違う情報を付け足す。
　↓
報告全体に不信感をあおる。
　↓
データを細かくチェックして不備が見つかる。
　↓
上司がイラついて別の仕事が増える。

こんなことは起こっていませんか？

ちなみに、今日僕の目の前で繰り広げられていた
上司と同僚のやりとりですが

上：欠品しそうな製品、次いつ何個入ってくるかまとめられているのか？
　　↓
同：いくつ入ってくるかは分かってます。（まとまってない）
　　↓
上：見せて。
　　↓
同：不良品の材料は、工場で使わないように仕分けてもらってます。
　　↓
上：（イラッ）材料の未納がいつ挽回されて、
　　それまでに欠品しそうな製品の在庫が十分かしっかり数字で検証して。

みたいな。僕はもう、目を覆ってしまいましたよ…

報告がスムーズにいく、データの集め方

ではいったい、上の例では何がいけなかったのでしょうか…

この同僚は上司の聞きたいことを理解できていませんでした。

その結果、必要のない自分が持っている情報を羅列してしまい、
上司から追加の調査を指示されてしまいました。

良い報告をするために、以下3点に注意してデータを集めましょう。

5W1Hに沿って情報を収集する

5W1Hとは

・Who（だれが）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・What（なにを）
・Why（なぜ）
・How(どのように）

と物事を明確に捉える要素の頭文字です。

これを意識して情報収集することで、報告したいことがはっきりとしてきます。

情報の時系列を整理し、論理的につなぐ

ものごとを理解するのに、時系列で並んでいることは重要です。
情報を順番に並べましょう。

その際、順序とあわせて重要なのは
その関係性です。

「なにが、いつ、どうなった」から
「これが、こういう状況になって」それを〇〇するために
「だれが、なにを支持した」

みたいな連結のしかたですね。

これをすることで、断片的な情報が意味を持った繋がりになるので、
聞く側はパッケージで情報を取り込むことができ、理解が簡単になります。

集めた情報が、事実全体を網羅できているか？

時系列に情報が繋がったら、報告すべき内容にヌケモレがないかを
再度チェックします。

多くの場合、ここで抜けている情報が見つかります。
とんかつ定食をたのんで、１切れない感じ。
そのまま報告すると、聞き手にとって違和感を与えることになるでしょう。

情報をつないだからこそ、見つかった穴です。
報告前に必ず、情報を追加しましょう。

まとめます。

・5W1Hに沿って情報を収集する
・情報の時系列を整理し、論理的につなぐ
・集めた情報が、事実全体を網羅できているか？

この３つのステップを押さえるだけで、
かなり、スムーズに報告できるようになりますし、
質問にも柔軟に応えることができるようになるハズです。

ぜひ一度、お試しください。